Determinazione della procedura

Analisi preliminare

Analisi del fabbisogno

Chiarite con il committente il fabbisogno, le modalità di finanziamento nonché altre eventuali risorse necessarie. Prima di avviare un progetto di acquisto è anche opportuno definire le competenze.

Sulla base dell’analisi preliminare effettuata prima dell’acquisto, il committente comunica agli offerenti sotto forma di criteri d’idoneità le sue necessità e i requisiti richiesti nonché sotto forma di specificazioni tecniche e di criteri di aggiudicazione i requisiti dell’oggetto dell’acquisto o della prestazione da fornire. I criteri possono essere scelti liberamente ma non
devono discriminare alcun offerente né essere estranei alla procedura di aggiudicazione.

Eventualmente, per semplificare l’analisi del fabbisogno, può essere opportuno acquistare dapprima una prestazione esterna separata.

A questo proposito si vedano le tematiche della preimplicazione, dell’acquisto successivo e delle opzioni.

Verifica preliminare

Qual è l’oggetto dell’acquisto?

In caso di beni: l’acquisto viene effettuato da un committente militare?
Il bene da acquistare figura nell’elenco (OAPub, all. 1) dei materiali civili per la difesa e la protezione civile, che sottostanno alla LAPub?
In caso di prestazioni di servizi: la prestazione rientra in una delle categorie di cui all’allegato 1a OAPub?
In caso di prestazioni edili: nell’ambito della realizzazione del progetto si tratta di eseguire lavori edilizi e di genio civile o di fornire prestazioni di servizio nel settore dell’edilizia (secondo la LAPub / l’all. 1 OAPub)?

Eccezioni

Verificate se per l’acquisto in questione è applicabile una delle eccezioni previste nella LAPub, secondo le quali non è necessario indire un bando pubblico.

Si tratta di commesse:

aggiudicate nell’ambito di programmi d’aiuto in materia di agricoltura o alimentazione;
aggiudicate in virtù di un trattato internazionale tra gli Stati parte all’Accordo GATT o tra la Svizzera ed altri Stati riguardante un oggetto di comune responsabilità ed attuazione;
aggiudicate ad organizzazioni internazionali sulla base di una speciale procedura;
aggiudicate ad istituzioni per invalidi, istituti di beneficenza e penitenziari?

Organizzazione del progetto

BI progetti di acquisto vengono realizzati secondo i metodi per la gestione di progetti, che prevedono anche l’analisi della commessa, delle risorse e delle competenze.

È opportuno definire l’organizzazione del progetto, il periodo di tempo in cui sarà effettuato l’acquisto e gli strumenti necessari.

Se per la preparazione dell’acquisto dovete ricorrere a un aiuto esterno, definite in modo preciso il tipo di aiuto (tecnico, amministrativo) e raccogliete i fondi necessari.

Durante l’intera procedura assicuratevi che tutti gli atti siano conservati sotto chiave e che tutte le persone coinvolte abbiano firmato una dichiarazione d’imparzialità.

Analisi di mercato e stima dei costi

L’analisi di mercato vi consente di determinare la procedura migliore da applicare.

Stimate il valore massimo presumibile della commessa nel rispetto delle prescrizioni legali, ad esempio

tenendo conto del valore di tutte le prestazioni strettamente correlate dal profilo materiale o legale;
calcolando tutte le componenti dell’indennità (premi, emolumenti, commissioni,interessi);
calcolando il valore complessivo della commessa in base alla durata del contratto (contratto di durata determinata o di durata indeterminata);
calcolando tutte le opzioni.

Verifiche dettagliate dell’oggetto dell’acquisto

Il numero e il grado di differenziazione dei criteri, come pure la loro formulazione, dipendono fortemente dalla complessità dell’oggetto dell’acquisto e dalla descrizione concreta della prestazione da fornire.

Nel caso di beni ampiamente standardizzati, l’aggiudicazione può avvenire anche tenendo conto unicamente del criterio del minor prezzo.

Gli acquisti complessi spesso richiedono la definizione di un numero abbastanza elevato di criteri principali e di sottocriteri. Se è noto soltanto l’obiettivo dell’acquisto, si può rinunciare a descrivere in modo preciso la prestazione da acquistare e indicare solamente l’obiettivo che si vuole conseguire con l’acquisto (bando «funzionale»). Tuttavia, si devono definire i requisiti minimi e indicare le caratteristiche principali della prestazione.

Scelta della procedura

Per verificare se un acquisto pubblico della Confederazione rientra nel campo di applicazione della LAPub bisogna porsi le seguenti quattro domande:

Il committente sottostà alla LAPub (art. 2 LAPub)?
L’oggetto dell’acquisto rientra nel campo di applicazione della LAPub (art.5 LAPub)?
La commessa raggiunge il valore soglia legale determinante (art. 6 LAPub)?
È esclusa l’applicazione delle eccezioni previste dalla legge (art. 3LAPub)?

Se si può rispondere affermativamente a tutte le domande, ovvero se sono adempiute le suddette condizioni, l’acquisto rientra nel campo di applicazione della LAPub.

In questo caso sono applicabili le disposizioni sugli acquisti pubblici della LAPub.

Schema delle diverse procedure di aggiudicazione (PDF, 237 kB, 04.05.2016)

I servizi d’acquisto competenti devono scegliere la corretta procedura di aggiudicazione da applicare.

Per decidere quale procedura di aggiudicazione svolgere nel caso concreto, le unità amministrative devono consultare il servizio giuridico.

Per determinare il valore della commessa presumibile occorre osservare le seguenti prescrizioni.

Una commessa non può essere suddivisa con l’intento di non superare il valore soglia previsto dall’OMC per i bandi pubblici (art. 7 cpv. 1 LAPub).
I servizi richiedenti delle unità amministrative sono tenuti a stimare il valore della commessa tenendo conto delle circostanze note (art. 7 LAPub e art. 14a OAPub).
Per il calcolo del valore della commessa è rilevante in linea di massima il valore per tutta la durata del contratto (art. 15 OAPub).

Documentazione del bando

Sulla base dell’analisi preliminare effettuata prima dell’acquisto, il servizio richiedente stabilisce le sue necessità, i requisiti richiesti ai futuri partner contrattuali e l’oggetto della prestazione.

I principi procedurali (parità di trattamento, trasparenza) esigono che i criteri necessari per la valutazione sia dell’offerente (criteri d’idoneità, CI) sia dell’offerta (specificazioni tecniche, ST e criteri di aggiudicazione, CA) siano definiti in anticipo.

Tutti i criteri devono essere menzionati nel bando («maschera simap», indicare almeno i CI nonché l’oggetto e l’entità della commessa) e nella documentazione del bando (nel capitolato d’oneri ed eventualmente, se necessario, in un ulteriore elenco dei criteri dove, oltre ai CI, all’oggetto e all’entità della commessa [oggetto della prestazione], devono figurare anche le ST e i CA con la loro ponderazione e il metodo di valutazione). La commessa potrà quindi essere aggiudicata esclusivamente sulla base di questi criteri.

I criteri possono essere scelti liberamente ma non devono discriminare alcun offerente né essere estranei alla procedura di aggiudicazione.

Il numero e il grado di differenziazione dei criteri, come pure la loro formulazione, dipendono fortememente dalla complessità dell’oggetto dell’acquisto e dalla descrizione concreta della prestazione da fornire.

Nel caso di beni ampiamente standardizzati, l’aggiudicazione può avvenire anche tenendo conto unicamente del criterio del minor prezzo. Gli acquisti complessi spesso richiedono la definizione di un numero abbastanza elevato di criteri principali e di sottocriteri.

Se è noto soltanto l’obiettivo dell’acquisto, si può rinunciare a descrivere in modo preciso la prestazione da acquistare e indicare solamente l’obiettivo che si vuole conseguire con l’acquisto (bando «funzionale»). Tuttavia, si devono definire i requisiti minimi e indicare le caratteristiche principali della prestazione.

Panoramica dei diversi tipi di criteri

Criteri d’idoneità
Criteri da definire per valutare le capacità degli offerenti (idoneità finanziaria, economica e tecnica).

Specificazioni tecniche
Le specificazioni tecniche si riferiscono al prodotto e devono essere obbligatoriamente osservate.

Criteri di aggiudicazione
I criteri di aggiudicazione, la loro ponderazione e il metodo di valutazione devono essere definiti per valutare le offerte.

Altre verifiche preliminari

Riflettete inoltre sulla possibilità di escludere o limitare le varianti, di costituire lotti o di richiedere eventuali opzioni.

Se volete valutare diverse soluzioni, soprattuto nel settore dell’edilizia è consigliabile eseguire un concorso di progetti o di studio e realizzazione in forma anonima (cap. 4 OAPub e all. 6 OAPub) o assegnare un mandato di studio.

Nel caso di acquisti complessi o dell’acquisto di prestazioni intellettuali, a determinate condizioni potete anche sviluppare nel quadro di un dialogo le soluzioni proposte dall’offerente.