Définir la procédure

Analyse préliminaire

Analyse des besoins

Clarifiez la question des besoins, du financement et des éventuelles ressources supplémentaires nécessaires avec votre adjudicateur. Il est également indispensable que les compétences soient définies avant le lancement d'un projet d'achat.

Sur la base de l'analyse effectuée avant l'adjudication, l'adjudicateur communique aux soumissionnaires ses besoins et ses exigences sous forme de critères d'aptitude, et les exigences liées à l'objet de l'adjudication ou à la prestation à fournir sous forme de spécifications techniques et de critères d'adjudication. Les critères peuvent être librement choisis, pour autant qu'ils
ne discriminent aucun soumissionnaire et qu'ils ne soient pas inappropriés.

Une prestation externe doit être acquise pour la définition des besoins. Pour mettre au point la procédure de ce marché, utilisez le guide interactif. Les rubriques suivantes sont à prendre en considération: Préimplication, Marché subséquent, Option

Mise au point préalable

Quel est le type de marché?

Biens: S'agit-il d'un adjudicateur militaire conformément à l'accord international? Le bien se trouve-t-il sur la liste des matériels civils de la défense et de la protection civile (OMP, annexe 1) qui sont soumis à la LMP?
Services: La prestation de services entre-t-elle dans l'une des catégories de l'annexe 1a de l'OMP?
Construction: Dans le cadre de la réalisation, s'agit-il de prestations de génie civil et de constructions ou des services de constructions (selon annexe 1 LMP/OMP) ?

Clauses d'exception

Vérifier si votre marché tombe dans le champs d'application de l'une des clauses d'exception de la LMP selon laquelle la publication d'un appel d'offres n'est pas requise.

S'agit-il de marchés pour lesquels:

Passés dans le cadre de programmes agricoles ou de programmes d'aide alimentaire.
Passés sur la base d'un traité international entre les Etats signataires de l'Accord GATT ou la Suisse et d'autres Etats, portant sur un objet à réaliser et à assumer en commun
Passés avec une organisation internationale sur la base d'une procédure spéciale.
Passés avec des institutions pour handicapés, des œuvres de bienfaisance ou des établissements pénitentiaires?

Gestion du projet

Sont acquis des projets développés selon la méthode de la gestion de projets. Les mises au point relatives au mandat, aux ressources et aux compétences en font partie.

Définissez la façon dont vous souhaitez organiser le projet et la période durant laquelle la procédure doit être réalisée, et vérifiez que vous disposez des moyens auxiliaires nécessaires.

Si vous avez besoin d'une aide extérieure pour préparer la procédure, définissez-la de manière précise (sur les plans technique et administratif) et réunissez les fonds nécessaires.

Veillez à ce que tous les dossiers soient mis sous clé durant toute la procédure et que la déclaration d'impartialité soit signée par toutes les personnes concernées.

Analyse du marché / Estimation des coûts

L'analyse du marché permet de déterminer quelle sera la bonne procédure.

Estimer a valeur maximale probable du marché en observant les prescriptions légales, telles que les obligations de prendre en compte:

la valeur de toutes les prestations qui ont un rapport matériel ou juridique étroit
tous les éléments de la rémunération (primes, émoluments, commissions, intérêts)
la valeur totale du marché en cas de contrats de durée déterminée et en cas de contrats à durée indéterminée
toutes les options

Analyses détaillées concernant l'objet du marché

Le nombre et le degré de différentiation des critères, de même que leur définition, dépendent fortement de la complexité de l'objet du marché ainsi que de la représentation concrète de la prestation à fournir.

Pour les biens standardisés, le marché peut être adjugé selon le critère du prix le plus bas. Pour les marchés complexes, il est souvent nécessaire de définir un nombre suffisant de critères principaux et de sous-critères.

Si vous ne connaissez que le but visé, vous pouvez renoncer à décrire précisément la prestation que vous souhaitez acquérir et indiquer uniquement l'objectif que les offres doivent permettre d'atteindre (appel d'offres fonctionnel). Vous devez toutefois définir les exigences minimales et indiquer les principales caractéristiques de la prestation.

Choix de la procédure

Pour vérifier si l'on est effectivement en présence d'un «marché public», il faut se poser les quatre questions suivantes:

L'adjudicateur est-il soumis à la LMP (art. 2 LMP)?
L'objet de la procédure d'adjudication relève-t-il de la LMP (art. 5 LMP)?
La valeur seuil est-elle atteinte (art. 6 LMP)?
Aucune exception est applicable (art. 3 LMP)?

Lorsque la réponse à toutes ces questions est «OUI», c'est-à-dire lorsque toutes les conditions sont remplies, la procédure entre dans le champ d'application de la LMP.

Les dispositions de la LMP sont alors applicables.

Aperçu schématique des différentes procédures d'adjudication (PDF, 238 kB, 04.05.2016)

Le choix de la bonne procédure de passation de marché relève de la responsabilité du service d'achat compétent.

Pour déterminer la procédure d'adjudication à appliquer dans un cas particulier, les unités administratives doivent faire appel à un service juridique.

Lors de la détermination de la valeur probable d'un marché, il y a lieu d'observer les prescrip-tions suivantes:

un marché ne peut être subdivisé pour éviter d'atteindre la valeur seuil de l'OMC détermi-nante pour les appels d'offres publics (art. 7, al. 1, LMP);
les services demandeurs des UA sont tenus d'estimer la valeur du marché en tenant compte de toutes les circonstances connues (art. 7 LMP et 14a OMP);
dans le cas de contrats dont l'exécution s'inscrit dans la durée (par ex. contrats de main-tenance, contrats de nettoyage, etc.), la valeur déterminante est, pour les contrats à durée déterminée, la valeur sur toute la durée du contrat et, pour les contrats à durée indétermi-née, la valeur calculée sur 48 mois (art. 15, al. 1, let. a et b, OMP).

Documents d'appel d'offres

Le service d'achat définit ses besoins et les exigences concernant le futur partenaire contractuel et l'objet du marché en se fondant sur l'analyse préliminaire réalisée avant la procédure d'acquisition.

Les principes régissant la procédure (égalité de traitement, devoir de transparence) impliquent la définition préalable des critères d'attribution portant sur le soumissionnaire (critères de qualification) ainsi que sur l'offre (spécifications techniques et critères d'adjudication).

Toutes les spécifications doivent être mentionnées dans l'appel d'offres (masque simap indiquant au moins les critères de qualification ainsi que l'objet et la valeur du marché) et les documents d'appel d'offres (cahier des charges et, au besoin, un catalogue supplémentaire de critères comportant, outre les critères de qualification et l'objet et la valeur du marché, également les spécifications techniques et les critères d'adjudication avec la pondération de ces derniers, ainsi que la méthode d'évaluation). Ce n'est que sur la base de ces critères que le marché pourra être adjugé ultérieurement.

Les critères peuvent être choisis librement, pour autant qu'ils ne discriminent aucun soumissionnaire et ne soient pas contraires aux règles applicables en matière d'adjudication.

Le nombre et le degré de différenciation des critères ainsi que leur formulation dépendent fortement de la complexité de l'objet du marché et de la prestation concrète attendue.

Pour les biens standard, l'adjudication peut se fonder exclusivement sur le critère du prix (prix le moins élevé).
Pour les marchés plus complexes, il est souvent nécessaire de fixer un certain nombre de critères principaux et de sous-critères.

Lorsque seul l'objectif est défini, vous pouvez renoncer à décrire précisément la prestation à fournir et indiquer uniquement le but que celle-ci doit permettre d'atteindre (appel d'offres «fonctionnel»). Vous devez toutefois définir des exigences minimales et indiquer les éléments principaux de la prestation.

Aperçu des différentes critères

Critères de qualification

Déterminez les critères de qualification, leur pondération et la méthode d'évaluation appliquée pour évaluer les capacités des soumissionnaires dans le cadre de ce marché et sélectionner les soumissionnaires qui participeront à l'adjudication.

Spécifications techniques

Déterminez les spécifications techniques, concernent le produit et doivent impérativement être observées.

Critères d'adjudication

Déterminez à présent les critères d'adjudication, leur pondération et la méthode d'évaluation appliquée pour évaluer les offres.

Autres enquêtes préliminaires

Par ailleurs, réfléchissez à la possibilité de limiter ou d'exclure les variantes, de former des lots ou, éventuellement, d'acquérir des prestations optionnelles.

Si vous souhaitez examiner différentes solutions, un concours anonyme portant sur la planification ou sur les études et la réalisation du projet (chapitre 4 et annexe 6 de l'OMP) ou un mandat d'étude sont particulièrement indiqués dans le domaine de la construction.

A certaines conditions, lorsque le marché porte sur des prestations complexes ou sur des prestations intellectuelles, vous pouvez développer les solutions proposées par les soumissionnaires dans le cadre d'un dialogue.

L'appel d'offres publié doit mentionner toutes les différentes formes possibles d'offres.