Le processus d’adjudication

Appel d'offres

Publication

Dès la fin des travaux préparatoires (choix de la procédure et élaboration des documents d'appel d'offres), l'appel d'offres public peut être publié sur le site www.simap.ch.

Veillez à ce qu'il contienne les indications obligatoires conformément à l'OMP, annexe 4. Avant que les données de l'appel d'offres ne soient chargées sur le site www.simap.ch et publiées, elles devraient être contrôlées de manière formelle par votre unité.

Après la publication de l'appel d'offres et les documents d'appel d'offres sur le site www.simap.ch, les soumissionnaires disposent d'un délai d'au moins 40 jours (sous certaines conditions, le délai peut être raccourci) pour remettre leur offre.

Dans le cas des procédures du chapitre 3 de l'OMP, les soumissionnaires ne disposent d'aucun droit de recours. Ils ont toutefois la possibilité de recourir contre un mauvais choix de procédure.

Ronde de questions-réponses

Les soumissionnaires peuvent poser des questions concernant l'appel d'offres ou les documents d'appel d'offres, par écrit et de façon anonyme (par ex. via le forum du site www.simap.ch).

Le pouvoir adjudicateur est tenu de répondre à ces questions dans les plus brefs délais et de mettre les réponses à disposition de tous les soumissionnaires par le biais du site www.simap.ch.

L'évaluation

Ouverture des offres

L'adjudicateur vérifie que les offres ont été remises dans les délais et procède à l'ouverture des offres (à deux) remises dans les règles. L'ouverture fait l'objet d'un procès-verbal.

Mise au point préalable:

Avez-vous reçu au moins une offre qui respecte les prescriptions formelles?

Rectification et évaluation des offres

L'adjudicateur rectifie les offres du point de vue technique et mathématique selon une échelle unitaire afin que celles-ci puissent être comparées de manière objective. S'il prend contact avec le soumissionnaire, il doit conserver une trace écrite permettant de reconstituer la chronologie et la teneur de la prise de contact.

Mise au point préalable:

Remplissent les offres déposées les préscriptions essentielles?
Les soumissionnaires satisfont-ils aux critères de qualification et aux spécifications techniques?
Tous les justificatifs requis ont-ils été fournis?
Les critères d'adjudication peuvent-ils être évalués?

Négociations

Vous pouvez négocier avec les soumissionnaires les mieux classés (si possible au moins trois).

Mise au point préalable:

L'appel d'offres mentionne-t-il que des négociations sont réservées?

Attention: les prescriptions relatives au contenu et à la forme des négociations sont très strictes.

Rapport d'évaluation

L'adjudicateur établit un rapport d'évaluation indiquant les résultats de l'examen des offres, structuré selon les critères d'aptitude et d'adjudication publiés dans l'appel d'offres.

Dès que l'évaluation est terminée, une proposition d'adjudication en faveur de l'offre la plus avantageuse économiquement est faite à l'instance compétente de l'office.

Adjudication et publication

Le marché peut être adjugé et doit être publié sur le site www.simap.ch dans les 30 jours, avec une courte justification mais SANS indication des voies de droit.

Dans le cas des procédures du chapitre 3 de l'OMP, les soumissionnaires ne disposent d'aucun droit de recours. Ils ont toutefois la possibilité de recourir contre un mauvais choix de procédure.

Contrat

Pas de protection juridique

En procédure ouverte au sens du chapitre 3 OMP, l'adjudication ne peut pas faire l'objet d'un recours, la procédure de recours ne s'appliquant pas aux «Autres marchés».

Il est nécessaire de publier l'adjudication.

Debriefing

Mise au point préalable:

Les soumissionnaires dont les offres n'ont pas été retenues souhaitent-ils connaître les raisons qui ont motivé cette décision?

Après l'adjudication sur www.simap.ch l'adjudicateur doit, sur demande, fournir aux soumissionnaires dont l'offre n'a pas été retenue les renseignements suivants:

la procédure d'adjudication appliquée ainsi que le nom du soumissionnaire retenu;
le prix de l'offre retenue ou, à titre exceptionnel, le prix de l'offre la plus élevée et celui de l'offre la plus basse parmi les offres ayant été examinées lors de la procédure d'adjudication;
les raisons principales du rejet de leur offre;
les caractéristiques et les avantages déterminants de l'offre retenue.

L'adjudicateur ne doit pas livrer des informations si leur divulgation:

violerait le droit fédéral;
serait contraire à l'intérêt public;
porterait préjudice aux intérêts commerciaux des soumissionnaires;
nuirait à une concurrence loyale entre les soumissionaires.

Dans le cas des procédures du chapitre 3 de l'OMP, les soumissionnaires ne disposent d'aucun droit de recours. Ils ont toutefois la possibilité de recourir contre un mauvais choix de procédure.

Conclusion du contrat

Vous pouvez maintenant négocier un contrat avec le soumissionnaire.

Attention: La collaboration avec le soumissionnaire ne peut pas débuter tant que le contrat n'a pas été conclu.

Statistique des paiements liés aux achats de la Confédération

La statistique des paiements liés aux achats de la Confédération permet d'enregistrer et d'évaluer les paiements de l'administration fédérale pour des livraisons et des prestations commerciales. Elle indique

QUI (quel office) acquiert
QUOI (quelle catégorie de biens et de prestations)
auprès de QUI (fournisseur) et
pour QUEL montant.

A cet effet, les paiements liés aux achats reçoivent un numéro de produit unique et un numéro de fournisseur unique. Les données sont enregistrées directement à partir du système SAP R/3. Aucune donnée supplémentaire ne doit être saisie par l'utilisateur final pour cet outil.

Les évaluations issues de la statistique des paiements liés aux achats de la Confédération ont pour but de mettre en évidence les paiements de l'administration fédérale intéressants pour le domaine des acquisitions, qui ont été réalisés pour l'achat de prestations et de livraisons commerciales.

Système de gestion des contrats

La gestion des contrats, de même que les activités de rapport, gagnent en efficacité et en uniformité grâce au système de gestion des contrats. D'une part, ce dernier offre aux unités administratives une application standardisée pour leurs procédures d'adjudication. D'autre part, les listages consolidés effectués au niveau des offices, des départements et de l'administration fédérale livrent des données exhaustives au controlling des achats. Le système de gestion des contrats contient toutes les données utilisées pour l'évaluation, pour autant que les factures y soient saisies correctement. Aucune donnée supplémentaire ne doit être introduite par l'utilisateur final pour cet outil.

Le système de gestion des contrats permet notamment de répondre à la question suivante:

Quel contrat ou commande a été passé avec quel fournisseur, par le biais de quelle procédure, et quel en est le volume?

Monitoring de la durabilité des achats

Dans le domaine du développement durable, le monitoring de la durabilité des achats permet de réaliser des évaluations adéquates consolidées qui peuvent être utilisées par le Conseil fédéral ainsi que l'administration fédérale. Il est destiné à rendre compte du respect des aspects économiques, écologiques et sociaux d'une acquisition, ce qui permet d'améliorer la transparence et de sensibiliser à la durabilité des achats.

Les données enregistrées portent sur les adjudications dont la valeur est supérieure à la valeur seuil OMC et qui ne concernent que certains groupes de produits. Elles sont introduites dans le système par l'utilisateur final au moyen d'un formulaire disponible sur la plateforme simap.ch. L'évaluation est réalisée par les services d'achat centraux.