Le processus d’adjudication

Appel d'offres

Publication

Dès la fin des travaux préparatoires (choix de la procédure et élaboration des documents d'appel d'offres), l'appel d'offres public peut être publié sur le site www.simap.ch.

Veillez à ce qu'il contienne les indications obligatoires conformément à l'OMP, annexe 4. Avant que les données de l'appel d'offres ne soient chargées sur le site www.simap.ch et publiées, elles devraient être contrôlées de manière formelle par votre unité.

Après la publication de l'appel d'offres et la documentation d'appel d'offres (au choix vous pouvez publier soit le premier cahier de charges concernant la qualification du soumissionnaire, soit aussi le deuxième cahier de charges concernant l'objet du marché en même temps) sur le site www.simap.ch, les soumissionnaires disposent d'un délai d'au moins 25 jours (sous certaines conditions, le délai peut être raccourci) pour présenter leur demande de participation.

Délai de recours

Le soumissionnaire peut faire recours contre la publication auprès du Tribunal administratif fédéral dans un délai de 20 jours à compter de la publication de celle-ci.

Ronde de questions-réponses

Les soumissionnaires peuvent poser des questions concernant l'appel d'offres ou les documents d'appel d'offres, par écrit et de façon anonyme (par ex. via le forum du site www.simap.ch).

Le pouvoir adjudicateur est tenu de répondre à ces questions dans les plus brefs délais et de mettre les réponses à disposition de tous les soumissionnaires par le biais du site www.simap.ch.

Demande de participation et décision

L'adjudicateur vérifie que les demandes de participation ont été remises dans les délais et procède à l'ouverture (à deux) des demandes remises dans les règles. L'ouverture fait l'objet d'un procès-verbal.

Mise au point préalable:

Avez-vous reçu au moins une demande de participation qui respecte les prescriptions formelles?
Un soumissionnaire au moins répond-il aux critères de qualification?
Le nombre de soumissionnaires autorisé à déposer une offre a-t-il été limité dans l'appel d'offres?

Les soumissionnaires qui répondent au mieux aux critères de qualification sont invités à déposer une offre dans un délai d'au moins 40 jours (sous certaines conditions, le délai peut être raccourci). La décision relative au choix des soumissionnaire lors d'une procédure sélective doit être notifiée ou publiée sur le site www.simap.ch.

Si vous n'avez pas publié le deuxième cahier de charges (concernant l'objet du marché) au début de la procédure vous le mettez à disposition maintenant. Dans la mesure où le marché l'exige, vous envoyez aux soumissionnaires, sur
demande, la documentation détaillée relative à l'appel d'offres. Vous leur indiquez à la même occasion où ils peuvent consulter ou se procurer les modèles, les échantillons et la documentation complète.

Délai de recours

Le soumissionnaire peut faire recours contre la publication auprès du Tribunal administratif fédéral dans un délai de 20 jours à compter de la publication de celle-ci.

Ronde de questions-réponses

Les soumissionnaires peuvent poser des questions concernant l'appel d'offres ou les documents d'appel d'offres, par écrit et de façon anonyme (par ex. via le forum du site www.simap.ch).

Le pouvoir adjudicateur est tenu de répondre à ces questions dans les plus brefs délais et de mettre les réponses à disposition de tous les soumissionnaires par le biais du site www.simap.ch.

L'évaluation

Ouverture des offres

L'adjudicateur vérifie que les offres ont été remises dans les délais et procède à l'ouverture des offres (à deux) remises dans les règles. L'ouverture fait l'objet d'un procès-verbal.

Mise au point préalable:

Avez-vous reçu au moins une offre qui respecte les prescriptions formelles?

Rectification et évaluation des offres

L'adjudicateur rectifie les offres du point de vue technique et mathématique selon une échelle unitaire afin que celles-ci puissent être comparées de manière objective. S'il prend contact avec le soumissionnaire, il doit conserver une trace écrite permettant de reconstituer la chronologie et la teneur de la prise de contact.

Mise au point préalable:

Remplissent les offres déposées les préscriptions essentielles?
Les soumissionnaires satisfont-ils aux critères de qualification et aux spécifications techniques?
Tous les justificatifs requis ont-ils été fournis?
Les critères d'adjudication peuvent-ils être évalués?

Négociations

Vous pouvez négocier avec les soumissionnaires les mieux classés (si possible au moins trois).

Mise au point préalable:

L'appel d'offres mentionne-t-il que des négociations sont réservées?

Attention: les prescriptions relatives au contenu et à la forme des négociations sont très strictes.

Rapport d'évaluation

L'adjudicateur établit un rapport d'évaluation indiquant les résultats de l'examen des offres, structuré selon les critères d'aptitude et d'adjudication publiés dans l'appel d'offres.

Adjudication

Dès que l'évaluation est terminée, une proposition d'adjudication en faveur de l'offre la plus avantageuse économiquement est faite à l'instance compétente de l'office.

Publication

Après que la décision d'adjudication ait été communiquée à l'interne, elle doit être publiée dans les 30 jours sur le site www.simap.ch avec une courte justification et indication des voies de droit.

L'adjudication ne peut être révoquée ultérieurement qu'à des conditions très strictes.

Contrat

Délai de recours

Le soumissionnaire peut faire recours contre la décision d'adjudication auprès du Tribunal administratif fédéral dans un délai de 20 jours à compter de la publication de celle-ci.

Le contrat ne peut être conclu que lorsque le délai de recours est échu et qu'aucun recours n'a été déposé.

Debriefing

Les soumissionnaires dont les offres n'ont pas été retenues souhaitent-ils connaître les raisons qui ont motivé cette décision

Après l'adjudication sur www.simap.ch l'adjudicateur doit, sur demande, fournir aux soumissionnaires dont l'offre n'a pas été retenue les renseignements suivants:

la procédure d'adjudication appliquée ainsi que le nom du soumissionnaire retenu;
le prix de l'offre retenue ou, à titre exceptionnel, le prix de l'offre la plus élevée et celui de l'offre la plus basse parmi les offres ayant été examinées lors de la procédure d'adjudication;
les raisons principales du rejet de leur offre;
les caractéristiques et les avantages déterminants de l'offre retenue.

L'adjudicateur ne doit pas livrer des informations si leur divulgation:

violerait le droit fédéral;
serait contraire à l'intérêt public;
porterait préjudice aux intérêts commerciaux des soumissionnaires;
nuirait à une concurrence loyale entre les soumissionaires.

Conclusion du contrat

Pour l'adjudication au-dessus de la valeur seuil légale, un contrat ne peut être conclu avec l'adjudicataire qu'une fois que l'adjudication a été publiée dans www.simap.ch et que le délai de recours de 20 jours est écoulé.

Attention: La collaboration avec le soumissionnaire ne peut pas débuter tant que le contrat n'a pas été conclu.

Statistique des paiements liés aux achats de la Confédération

La statistique des paiements liés aux achats de la Confédération permet d'enregistrer et d'évaluer les paiements de l'administration fédérale pour des livraisons et des prestations commerciales. Elle indique

QUI (quel office) acquiert
QUOI (quelle catégorie de biens et de prestations)
auprès de QUI (fournisseur) et
pour QUEL montant.

A cet effet, les paiements liés aux achats reçoivent un numéro de produit unique et un numéro de fournisseur unique. Les données sont enregistrées directement à partir du système SAP R/3. Aucune donnée supplémentaire ne doit être saisie par l'utilisateur final pour cet outil.

Les évaluations issues de la statistique des paiements liés aux achats de la Confédération ont pour but de mettre en évidence les paiements de l'administration fédérale intéressants pour le domaine des acquisitions, qui ont été réalisés pour l'achat de prestations et de livraisons commerciales.

Système de gestion des contrats

La gestion des contrats, de même que les activités de rapport, gagnent en efficacité et en uniformité grâce au système de gestion des contrats. D'une part, ce dernier offre aux unités administratives une application standardisée pour leurs procédures d'adjudication. D'autre part, les listages consolidés effectués au niveau des offices, des départements et de l'administration fédérale livrent des données exhaustives au controlling des achats. Le système de gestion des contrats contient toutes les données utilisées pour l'évaluation, pour autant que les factures y soient saisies correctement. Aucune donnée supplémentaire ne doit être introduite par l'utilisateur final pour cet outil.

Le système de gestion des contrats permet notamment de répondre à la question suivante:

Quel contrat ou commande a été passé avec quel fournisseur, par le biais de quelle procédure, et quel en est le volume?

Monitoring de la durabilité des achats

Dans le domaine du développement durable, le monitoring de la durabilité des achats permet de réaliser des évaluations adéquates consolidées qui peuvent être utilisées par le Conseil fédéral ainsi que l'administration fédérale. Il est destiné à rendre compte du respect des aspects économiques, écologiques et sociaux d'une acquisition, ce qui permet d'améliorer la transparence et de sensibiliser à la durabilité des achats.

Les données enregistrées portent sur les adjudications dont la valeur est supérieure à la valeur seuil OMC et qui ne concernent que certains groupes de produits. Elles sont introduites dans le système par l'utilisateur final au moyen d'un formulaire disponible sur la plateforme simap.ch. L'évaluation est réalisée par les services d'achat centraux.